Kantselei põhimäärus

10.02.14


(Kinnitatud Saare maavanema 25.01.2010. a korraldusega nr 18P)


I ÜLDSATTED

1. Saare Maavalitsuse kantselei (edaspidi "kantselei") on maavalitsuse struktuuriüksus, mis korraldab maavalitsuse asjaajamist, õigusalast teenindamist, personalitööd ja koolitust, maavanema ja maavalitsuse tegevuse avalikustamist, töökorraldus- ja haldusküsimusi, maavalitsuse perekonnaseisu- ja rahvastiku toimingute alaste ülesannete täitmist, maavalitsuse infotehnoloogia-alaste ülesannete täitmist, infosüsteemidealast koostööd maakonnas, finantsjuhtimist ja maavalitsuse valitsemisel oleva riigivara valitsemist.

2. Kantselei juhindub oma tegevuses Eesti Vabariigi põhiseadusest, seadustest, Vabariigi Valitsuse määrustest ja korraldustest, teistest õigusaktidest, maavanema korraldustest ning käesolevast põhimäärusest.

3. Kantselei allub maavanemale.

4. Kantseleid juhib ja selle töö eest vastutab maasekretär, kelle nimetab ametisse ja vabastab ametist maavanem oma korraldusega. Maasekretäri ajutise asendaja määrab maavanem.

5. Kantselei on õigus kasutada oma nimetusega maakonna vapiga pitsatit.

6. Kantselei põhimääruse ning vastavad muudatused põhimääruses kinnitab maavanem oma korraldusega.

7. Kantselei tegevuse eesmärgiks asjaajamise korraldamisel ja teabe avalikustamisel on maavanema ja maavalitsuse tegevuse avalikustamine avaliku teabe seaduses ettenähtud ulatuses ja korras ning maavalitsuse korrektse, täpse ja õigeaegse asjaajamise ning tehnilise teenindamise tagamine. Selle tagamiseks täidab kantselei järgmisi ülesandeid:
7.1. ühtse asjaajamise korraldamine ja selle juhendamine maavalitsuses;
7.2. maavalitsuse dokumendiregistri pidamine;
7.3. maavalitsusse saabuva korrespondentsi vastuvõtmine ja väljasaadetavate dokumentide vormistamine, dokumentide õigeaegse täitmise kontroll;
7.4. maakonna sümboolika, autasude ja meenetega seonduva tegevuse korraldamine ning arvestuse pidamine;
7.5. maavalitsuse arhiivitöö korraldamine vastavalt "Arhiivieeskirjale" ning arhiiviteatiste väljastamine;
7.6. maavanema ja maavalitsuse tegevuse avalikustamine sh maavalitsuse veebilehe pidamine;
7.7. maavanema nõupidamiste ja vastuvõttude ettevalmistamine.

8. Kantselei tegevuse eesmärgiks avalike teenuste osutamisel ja arendamisel on:
8.1. avalike teenuste standardite arendamine ja teenuste kättesaadavuse korraldamine erinevate infokanalitest;
8.2. kodanike vastuvõtu ja klienditöö korraldamine.

9. Kantselei õigusalase teenindamise tegevuse eesmärgiks on maavalitsuse dokumentide juriidilise õigsuse tagamine ja maavalitsuse ametnike konsulteerimine õigusalastes küsimustes. Selle tagamiseks täidab kantselei järgmisi ülesandeid:
9.1 maavanema, maavalitsuse ametnike, maavalitsuse halduses olevate asutuste ja oma pädevuse piires maakonna omavalitsusüksuste nõustamine õigusalastes küsimustes;
9.2 arvamuste ja kooskõlastuste andmine õigusaktide eelnõude kohta;
9.3 järelevalve teostamine maavalitsuse ametiisikute ja maavalitsuse hallatavate riigiasutuste ja nende juhtide aktide ja toimingute seaduslikkuse ning omavalitsusüksuste üksikaktide seaduslikkuse üle;
9.4 riigivara valitsemise ja riigihangetega seotud õiguslike küsimuste lahendamine;
9.5 maavalitsuse esindamine kohtus ja kohtuväliselt õiguslikke vaidlusi lahendavates organites.

10. Kantselei eesmärgid personalitöö korraldamisel on inimressursi tulemuslik juhtimine ja motiveerimine kindlustamaks maavalitsust väärtusliku personaliga. Sellest tulenevalt on kantselei ülesanded personalitöö tagamiseks:
10.1 maavalitsusele pandud personalitöö alaste ülesannete täitmine ja analüüs;
10.2 ametialase täiendkoolituse kavandamine;
10.3 maavalitsuse konkursi- ja atesteerimiskomisjoni teenindamine.

11. Töökorraldus- ja haldustegevuse eesmärgid on maavalitsuse majanduslik ja tehniline teenindamine. Selle tagamiseks teostab kantselei järgmisi ülesandeid:
11.1 maavalitsuse hoonete haldamine, korrashoiu tagamine, kapitaal- ja jooksva remondi- ja ehitustööde planeerimine, korraldamine, juhtimine ja kontrollimine ning tuleohutuse ja valve tagamine;
11.2 maavalitsuse autotranspordi kasutamise korraldamine;
11.3 töötingimuste (soojus, vesi, elekter) tagamine ja inventari soetamine;
11.4 maavalitsuse telefonivõrgu töö kindlustamine.

12. Maavalitsuse infosüsteemidega seotud eesmärgid on maavalitsuse valitsemisala infotehnoloogilise teeninduse ja andmeturbe korraldamine. Sellest tulenevalt teostab kantselei järgmiseid ülesandeid:
12.1 ametnike juhendamine infotehnoloogiavahendite kasutamisel, kasutatava tarkvara litsentseerituse tagamine, vajadusel infotehnoloogiaalase töö korraldamine ja koordineerimine maakonnas;
12.2 maavalitsuse IT infrastruktuuri ja ressursside haldamine, planeerimine, soetamine, funktsioneerimise kindlustamine ja infotehnoloogiaalaste hangete ettevalmistamine;
12.3 maavalitsuse arvutivõrgu administreerimise ja andmeturbe korraldamine;
12.4 maavalitsuse esindamine infosüsteemide alal riigi infosüsteemide koordineerimisrühmades ning suhetes riigiasutuste ja omavalitsusüksustega.

13. Kantselei tegevuse eesmärgiks on perekonnaseaduses sätestatud perekonnaseisuasutuse ja rahvastikuregistriseaduses sätestatud perekonnaseisu- ja rahvastikuregistrialaste ülesannete täitmine. Nende eesmärkide täitmiseks teostab kantselei järgmisi ülesandeid:
13.1 perekonnasündmuste dokumenteerimine;
13.2 perekonnaseisualaste dokumentide väljastamine;
13.3 perekonnaseisualaste dokumentide sisestamine EV rahvastikuregistrisse;
13.4 rahvastikuregistri andmete töötlemine registris olevate isikuandmete kvaliteedi tõstmiseks, sealhulgas rahvastikuregistri andmete parandamine, muutmine ja täiendamine isikute avalduste ja dokumentide alusel;
13.5 perekonnaseisualaste dokumentide hoidmine ja säilitamine;
13.6 kohalike omavalitsuste ametnike ja abielu sõlmimise õiguse saanud vaimulike juhendamine;
13.7 kohalike omavalitsuste ja abielu sõlmimise õiguse saanud vaimulike varustamine tööks vajalike tunnistuste plankide ja dokumendiblankettidega, väljaantud dokumentide arvestus;
13.8 aruannete esitamine Siseministeeriumi rahvastiku toimingute osakonnale;
13.9 perekonnasündmuste dokumenteerimise käigus kogutud statistiliste andmete edastamine Siseministeeriumi rahvastiku toimingute osakonnale ja Statistikaametile.

14. Kantselei eesmärgiks finantsjuhtimiseja riigivara valitsemise valdkonnas on maavalitsuse juhtimisarvestuse süsteemi rakendamine ja arendamine ning maavalitsuse valitsemisalal oleva riigivara valitsemise korraldamine. Maavalitsuse finantstegevusega ja riigivara valitsemisega seotud ülesanded on:
14.1 korraldab juhtimisarvestuseks vajaliku aruandluse saamise;
14.2 maavalitsuse ja maavalitsuse hallatavate asutuste eelarve eelnõude koostamise korraldamine ja eelarve täitmise jälgimine ja analüüs;
14.3 raamatupidamise algdokumentide kontroll, dokumendikäibe korraldamine maavalitsuse ja tsentraliseeritud raamatupidamisüksuse vahel;
14.4 maa erastamise järelmaksunõuete raamatupidamisarvestuse korraldamine;
14.5 riigivara seadusest tulenevalt riigivara arvestuse pidamine;
14.6 finantsjärelevalve teostamine vastavuses tööplaani või maavanema korraldustega;
14.7 kohalike omavalitsuste juhendamine ja nõustamine eelarve ja aruandluse koostamisel;
14.8 kohalike omavalitsuste eelarve kassalise täitmise kuuaruannete kontrollimine ja maakonna koondaruande esitamine Rahandusministeeriumile.

15. Oma põhiülesannete kõrval kantselei:
15.1 täidab maavanema korraldusel teisi ülesandeid, mis ei ole nimetatud põhimääruses;
15.2 osaleb komisjonides ja töögruppides;
15.3 arendab suhteid teiste maavalitsuste jm asutustega Eestis ja välismaal;
15.4 teeb koostööd Riigikogu, ministeeriumide, maakonnas tegutsevate riigiasutuste, maakonna omavalitsusüksuste ja vabatahtlike organisatsioonidega;
15.5.koordineerib maavalitsuse arengudokumentide väljatöötamist, iga aastase tegevuskava ja tööplaani koostamist ja vastava aruandluse koondamist;
15.6 teenindab maavalitsuse omandireformikomisjoni;
15.7 teenindab maakonna valimiskomisjoni;
15.8 täidab muid ülesandeid oma pädevuse piires, mis tulenevad seadustest ja teistest õigusaktidest.

16. Maasekretär:
16.1 juhib maavalitsuse kantselei tööd maavalitsuse kantselei põhimääruses ettenähtud korras;
16.2 teeb ettepanekuid ja avaldab arvamust maavanemale kantselei struktuuri, koosseisude ja töökorralduse kohta, kantselei ametnike (või abiteenistujate) ametisse nimetamiseks ja ametist vabastamiseks, ergutamiseks, edutamiseks, koolitamiseks ja karistamiseks, teenistusülesannete ja tingimuste muutmiseks, puhkusele ja koolitusele saatmiseks ning palkade, lisatasude, toetuste ja preemiate kohta;
16.3 vastutab kantseleile pandud ülesannete täitmise eest, samuti maavanemale esitatud korralduste, lepingute ja muude dokumentide projektide seaduslikkuse eest;
16.4 korraldab ja täidab maavalitsuse kantseleile pandud õigusalse teenindamise ülesandeid;
16.5 hoiab maavalitsuse riigivapi kujutisega pitsatit;
16.6 koordineerib koostööd teiste maavalitsuse struktuuriüksustega kantselei pädevusse kuuluvates küsimustes;
16.7 täidab muid talle seaduse või teiste õigusaktidega pandud ülesandeid.

17. Maasekretäri asendamise kord
17.1 Maavanem määrab maasekretäri ajutise asendaja oma korraldusega maasekretäri ettepanekul.

18. Kantseleil on õigus:
18.1 saada maavalitsuse struktuuriüksustelt ning maasekretärilt oma tööks vajalikku informatsiooni ja materjale;
18.2 esitada maavanemale korralduste eelnõusid ja ettekandeid kantselei pädevusse kuuluvates küsimustes;
18.3 kontrollida maavalitsuse struktuuriüksuste tegevuse seaduslikkust asjaajamise, dokumentide vormistamise ja säilitamise küsimustes vastavalt asjaajamiskorrale;
18.4 konsulteerida ja pidada läbirääkimisi teiste struktuuriüksustega ja maavalitsuse hallatavate asutustega kantselei töösse puutuvates küsimustes;
18.5 teha ettepanekuid komisjonide ja töörühmade moodustamiseks ja läbirääkimiste pidamiseks, kaasates kokkuleppel teiste struktuuriüksuste või kohalike omavalitsusorganite esindajaid ja spetsialiste ülesannete täitmisel tekkinud probleemide lahendamiseks;
18.6 saada tööks vajalikku täiendkoolitust.

19. Kantselei teenistujad:
19.1 lähtuvad oma töös ametijuhenditest ja vastutavad neile ametijuhendites ettenähtud tööülesannete täitmise eest;
19.2 võivad kasutada kantselei ja ametinimetusega visiitkaarti;
19.3 võivad vaidlustada maasekretäri otsused maavanema ees, teavitades sellest maasekretäri.

20. Kantselei ümberkorraldamine ja koosseisu muutmine toimub maavanema korralduse alusel ning struktuuri ja tegevuse lõpetamine toimub Vabariigi Valitsuse seaduses sätestatud korras.

21. Kantselei struktuuriüksuseks on
21.1 maavalitsuse raamatupidamise korraldamine vastavalt raamatupidamise seadusele, maavalitsuse raamatupidamise sise-eeskirjale ja kehtivatele õigusaktidele;
21.2 eelarve täitmise jälgimine ja vastava aruandluse esitamine;
21.3 suhtlemise pankade, Riigikassa, Maksuameti, Haigekassa jt asutustega talituse pädevuse raames;
21.4 maavalitsuse hallatava asutuse raamatupidamise, raamatupidamisalase juhendamise ja nõutava aruandluse kontrollimine ning esitamine;
21.5 riigimaa erastamisest laekuva raha kohta arvestuse pidamine;
21.6 järelmaksuga ostetud riigimaade eest tasumise kontrollimine, laekumiste arvestus, kirjavahetuse pidamine ja teatiste saatmine võlglastele;
21.7 maavalitsuse raamatupidamisaruannete esitamine;
21.8 raamatupidamisdokumentide süstematiseerimine, hoidmine ja säilitamine.